Dal 2025 la Legge di Bilancio ha esteso agli amministratori delle società l’obbligo di trasmettere al Registro delle Imprese il proprio domicilio digitale, nella sostanza un indirizzo e-mail di posta elettronica certificata (PEC) o un servizio elettronico di recapito certificato qualificato.
Il motivo principale è assicurare una comunicazione ufficiale, sicura e tracciabile avente valore legale tra le imprese e il Sistema Camerale.
L’introduzione del nuovo adempimento impone precise scadenze e prevede specifiche sanzioni in caso di inadempienza, ciò nonostante i soggetti coinvolti possono contare su servizi e soluzioni ad hoc per adeguarsi nei tempi stabiliti, affidandosi a un provider qualificato per attivare la PEC in pochi passi.
Il MIMIT ha diffuso la nota n.43836 del 12 Marzo con dei chiarimenti in merito e tra questi, viene evidenziato il fatto che le imprese già costituite al 1° gennaio potranno provvedere all’adeguamento al nuovo adempimento entro il 30 giugno prossimo. In questo modo, inoltre, si uniforma l’uso della PEC tra tutte le tipologie di imprese, favorendo l’integrazione nel sistema digitale nazionale.
Avendo la norma una formulazione generica, le Camere di Commercio prima dei chiarimenti MIMIT hanno diffuso il proprio orientamento interpretativo, tanto per le società già esistenti quanto per quelle neocostituite
Unioncamere nazionale aveva diffuso alle sedi regionali una nota i cui contenuti si evincono però dalla prassi che gli uffici del Registro delle imprese stanno applicando: per le società di nuova costituzione, in sede di domanda di iscrizione con il Modello, la PEC degli amministratori potrà anche combaciare con il domicilio digitale della società di riferimento e dovrà essere indicata nel Modello Intercalare P di ciascun amministratore, nel riquadro recapiti dei Dati Domicilio.
Il Registro delle Imprese di Milano aveva adottato una interpretazione restrittiva della novità specificando con nota che: in sede di prima applicazione, in attesa di eventuali indicazioni ministeriali, si ritiene pertanto obbligatoria la compilazione del domicilio digitale degli amministratori nelle domande inviate a far data dall’1/1/2025 relative a:
- iscrizione della nomina unitamente all’atto costitutivo di società di capitali;
- iscrizione dell’atto costitutivo di società di persone.
I Notai lombardi invece comunicando il nuovo adempimento, con una nota pubblicata sul prorprio sito, sottolineano il bisogno ulteriori chiarimenti in merito affermando quanto segue: “Vista la formulazione generica della disposizione contenuta nella legge di bilancio, sembrerebbe necessaria la comunicazione della casella PEC anche per gli amministratori e i liquidatori già nominati alla data di entrata in vigore della norma, la quale però nulla specifica sul punto.”
E in merito a questo il 12 marzo è arrivato il primo chiarimento del MIMIT appunto con la nota 43836 con cui si specifica che:
- l’obbligo di PEC per gli amministratori investe tutti gli amministratori e si assolve iscrivendo un indirizzo PEC personale,
- le imprese già costituite al 1° gennaio, data di entrata in vigore della novità, hanno tempo fino al 30 giugno per adeguarsi;
- le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o per quelle che – pur sulla base di un atto costitutivo di data antecedente – presentino la domanda di iscrizione dopo il 1° gennaio 2025, lo si è individuato in coincidenza con il deposito della domanda di iscrizione nel registro delle imprese;
- l’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria;
- l’omissione della indicazione della PEC, poichè elemento informativo necessario per espressa previsione di legge, limita la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa. A fronte di una domanda di iscrizione, ovvero di un atto di nomina o di rinnovo di un amministratore, da parte di una impresa soggetta all’obbligo, la Camera di commercio ricevente l’istanza dovrà pertanto disporre la sospensione del procedimento, fornendo all’impresa un giusto termine, comunque non superiore a trenta giorni.